home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / bplan / busplan / busplan1.doc
Text File  |  1991-11-14  |  16KB  |  588 lines
  1. .op
  2. .mb 0
  3. .mt 0
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.             PRICE WATERHOUSE
  9.  
  10.            HIGH TECHNOLOGY INDUSTRY SPECIALTY
  11.  
  12.          OUTLINE FOR PREPARING A BUSINESS PLAN
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20. It is important to remember that our outline should be
  21. treated as a guide, and not as a rigid, all-encompassing format:
  22. each business is unique and its plan should reflect as much.
  23.  
  24. It is also important to understand that no reasonable
  25. investor will look at your plan as indelibly etched in stone.  As
  26. market conditions change, as company strategies evolve, as
  27. projections are surpassed or not reached, the plan should be
  28. updated to reflect revised scenarios.
  29.  
  30. A FEW GENERALIZATIONS ABOUT BUSINESS PLANS
  31.  
  32. o   The Executive Summary is critical:    This two to three page
  33.     summary of the plan is where most investors turn first; it is
  34.     where they decide to read on or to decline the opportunity.
  35.  
  36. o   Focus:  The plan should be clear as to products to be devel-
  37.     oped and markets to be addressed by the business.  Do not say
  38.     the company will develop a widget and sell it to General
  39.     Motors and the grocery store down the street without detailing
  40.     how it's to be done.
  41.  
  42. o   Avoid unsubstantiated superlatives:  The "trust me" school of
  43.     thought doesn't work in business plans -- if your product is
  44.     going to be the best in the market, thoroughly describe why.
  45.  
  46. o   Quantity does not equal quality:  The well written plan is
  47.     succinct and to the point.    The typical plan should be able
  48.     to say it all in 30 to 50 pages.
  49.  
  50. o   First impressions are lasting impressions:    Incorrect
  51.     spelling, grammar, punctuation; numbers that don't total; a
  52.     poorly organized plan; all can add up to sink a proposal that
  53.     might otherwise float.  Take the time to have the plan
  54.     proofread by at least three other members of your team.
  55.  
  56. o   "Slick" plans can be a turnoff:  Expensively prepared plans
  57.     are often perceived as form over substance and frivolous
  58.     spending.  Don't waste scarce financial resources on a too-
  59.     professional document.
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69. è
  70.                   - 2 -
  71.  
  72.  
  73.  
  74.  
  75.  
  76. o   Avoid the use of non-assertive language:  Qualifying words
  77.     such as "might," "probably," "maybe," "perhaps," and the like
  78.     can have a subtly negative effect on readers; be positive or
  79.     don't say it at all.
  80.  
  81. The Business Plan -- An Outline
  82.  
  83. I. NON-DISCLOSURE AGREEMENT
  84.  
  85.      Usually the first page of the document, the non-disclosure
  86.      agreement states that the information in the plan is
  87.      proprietary and is not to be shared, copied, disclosed, or
  88.      otherwise compromised.  The agreement can be verbal or can
  89.      take the form of signed documentation.
  90.  
  91.      Be prepared to negotiate on signed non-disclosures, as many
  92.      investors balk at such agreements.
  93.  
  94. II. CONTROL NUMBERING
  95.  
  96.      Also usually on the first page of the plan, the control
  97.      number is cross-referenced to a journal kept by the
  98.      entrepreneur (i.e., copy 14 issued to Jake Johns on
  99.      September 10, 1984).  Control numbering is not critical,
  100.      but does help keep track of issued plans.
  101.  
  102. III. THE EXECUTIVE SUMMARY
  103.  
  104.      Many consider this the most important part of the plan
  105.      because it is what investors read first.  It is the
  106.      "tickler" through which an investor will be convinced to
  107.      spend more time on the plan itself.
  108.  
  109.      The Executive Summary should be as short as possible, but in
  110.      any event, should not exceed three pages.    It should be a
  111.      concise and clear highlight of what the company is all about
  112.      and what's in it for the investor.  It should include
  113.      descriptions of the following, while at the same time
  114.      remaining to the point:
  115.  
  116.           o   The Company --    When formed
  117.                     To pursue what purpose:
  118.                     .  design a new product
  119.                     .  manufacturing
  120.                     .  marketing
  121.                     .  etc.
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134. è
  135.                   - 3 -
  136.  
  137.  
  138.  
  139.  
  140.  
  141.           o   The Product(s) --  What are you selling
  142.                      What makes it unique
  143.                      Is it a proprietary product/other
  144.                        entry barriers
  145.                      At what stage is its development
  146.                      Distinguishing features from
  147.                        competition
  148.                      .    pricing
  149.                      .    quality
  150.                      .    speed
  151.                      .    etc.
  152.  
  153.  
  154.           o   The Market --       Current size
  155.                       Domestic/international
  156.                       Recent growth (cite sources)
  157.                       Projected growth (cite sources)
  158.                       Estimated company market share
  159.  
  160.  
  161.           o   Financial --          Financing sought:
  162.                       .  for what purposes
  163.                       .  will carry company how far
  164.                       Five-year revenue and net income
  165.                     projections
  166.                       Projection of when profits will
  167.                     begin
  168.  
  169.  
  170.           o   Management --       How complete is the team
  171.                       Brief past experience
  172.                       Highlight strengths
  173.  
  174.  
  175.  
  176. IV. TABLE OF CONTENTS
  177.  
  178.         Suggested sections might include:
  179.  
  180.            .       The Company
  181.            .       The Market
  182.            .       Marketing Strategy/Plans
  183.            .       The Product(s)
  184.            .       Development Plan
  185.            .       Operations/Manufacturing Plan
  186.            .       Management
  187.            .       Financial
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.                   - 4 -è
  200.  
  201. V. THE COMPANY
  202.  
  203.      In this section, a more detailed description of the company
  204.      is made, but it is essentially an expansion of the details
  205.      in the Executive Summary.
  206.  
  207.           o       When founded and by whom?
  208.  
  209.           o       What markets to be pursued?
  210.  
  211.      Is the company creating demand or is it responding to
  212.      existing demand?
  213.  
  214.           o       What will the products do for buyers?  Reduce
  215.               costs; improve efficiency; etc.
  216.  
  217.           o       Who are the buyers (not specifically, but in
  218.               general, i.e., disk drive manufacturers,
  219.               semiconductor manufacturers, etc.)
  220.  
  221.           o       How many people in the company now; how many
  222.               expected in the future?
  223.  
  224.           o       What technologies being used in production?
  225.  
  226.      Generally, this section will run two to five pages in length
  227.      and will serve to highlight details covered in greater depth
  228.      in later sections.
  229.  
  230. VI. THE MARKET
  231.  
  232.      More often than not, this section proves to be one of the
  233.      major obstacles to entrepreneurs in writing business plans.
  234.      The section should provide an indepth view of how the
  235.      company perceives the market into which it will be selling:
  236.  
  237.            Market size:
  238.                 Recent past
  239.                 Current
  240.                 Projected (5 to 10 years)
  241.            Market trends:
  242.                 Where is the market going and why?
  243.                 What are the economic trends?
  244.                 Maturity of market -- growth stage or level?
  245.            Products in the market:
  246.                 What is available?
  247.                 How many suppliers?
  248.            Market players:
  249.                 Who is buying?  OEMS; end users?
  250.                 Why are they buying?
  251.                 What are they looking for?
  252.                 On what factors are buy decisions made?
  253.            Market segments:
  254.                 Natural splits -- geographic, industries, volume
  255.                 vs. unit buyers, etc.
  256.                 Growth prospects within each segment
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.                   - 5 -è
  265.  
  266.            Market distribution:
  267.                 How are products delivered to buyers?
  268.                 .  direct sales
  269.                 .  manufacturers' representatives
  270.                 .  distributors
  271.            Competition:
  272.                 Who are they?
  273.                 Strengths?
  274.                 Weaknesses?
  275.                 Markets addressed (segments)
  276.                 Reputation
  277.  
  278.      The better your know your competition, the better you'll be
  279.      able to plan around them (and the more you'll impress
  280.      potential investors).
  281.  
  282.      How well you know the market will be demonstrated in this
  283.      section.  The sources for intelligence in any market are
  284.      myriad:
  285.  
  286.           o   Existing manufacturers (competitors)
  287.           .  product brochures
  288.  
  289.           o   Interviews with marketing people (which requires a
  290.           degree of brashness, but don't be timid in asking a
  291.           potential competitor to lunch to pick his or her
  292.           brain).
  293.  
  294.           o   Trade publications: if you don't know what's
  295.           available, ask someone who does; call editors for
  296.           further suggestions on sources.
  297.  
  298.           o   Analysts' reports: available from many securities
  299.